DECRETO- N° 0426
SANTA FE, “Cuna de la Constitución Nacional”
13 MAR 2017
VISTO:
El Expediente N° 00108-0008224-3 del Registro del Sistema de Información de Expedientes -Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado-, mediante el cual se propicia la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) en el ámbito de la administración pública de Santa Fe; y,
CONSIDERANDO:
Que la Ley Nacional N° 25.506 establece el valor jurídico del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital ;
Que por Decreto 697/05 y Ley 12.492 se aprobó el Convenio de Cooperación firmado entre la Subsecretaría de la Gestión Pública de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación y el Gobierno de la Provincia de Santa Fe, para el proceso global de modernización del Estado, el cual fuera celebrado el 17 de marzo de 2005, y registrado en el Registro de Tratados, Convenios y Contratos Interjurisdiccionales bajo el numero 2406 en fecha 29 de marzo de 2005;
Que la Provincia de Santa Fe mediante la Ley N° 12.491 decide instrumentar los recaudos necesarios para establecer dentro de su respectiva jurisdicción la operatividad de los actos y mecanismos previstos en la citada Ley 25.506 de Firma Digital;
Que dicha norma legal autorizó el empleo de la Firma Digital en todas las dependencias del Sector Público Provincial, debiendo el Poder Ejecutivo promover el uso masivo de la misma de manera tal que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información, seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización;
Que se previó en la misma, un plazo de 5 años a partir de su entrada en vigencia, para la aplicación de la firma digital a la totalidad de las leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, resoluciones y actos administrativos en general dentro del Sector Publico Provincial;
Que por Decreto N° 1573/08 se aprobó la reglamentación de la Ley 12.491, creando la Infraestructura de Firma Digital del Gobierno de la Provincia de Santa Fe (IFD-SF) y estableciendo que el Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado, a través de la Secretaría de Tecnologías para la Gestión, actúa como Autoridad de Aplicación de la misma;
Que los mismos encuadran en las atribuciones previstas por el artículo 72 inc. 12 de la Constitución Provincial;
Que se advierte una tendencia en los últimos tiempos hacia el uso masivo de esta tecnología para garantizar la integridad, inalterabilidad y autenticidad de los documentos enviados por medios electrónicos, como así también para verificar su autoría;
Que el artículo 17 de la Ley Orgánica de Ministerios N° 13.509 determina las competencias del Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado, contemplando entre ellas la de entender en la definición y gestión de los estándares tecnológicos, procesos y procedimientos aplicables a la mejora de la gestión y a la incorporación de las Nuevas Tecnologías de la información y de las Comunicaciones (TICs);
Que también se prevé dentro de las mismas, la de entender en la organización y funcionamiento de los órganos administrativos del Estado Provincial y en el planeamiento organizativo relacionado con proyectos de reforma administrativa, así como en el análisis sistemático y permanente de las normas jurídicas que rigen a la Administración Pública, proponiendo las modificaciones conducentes al mejoramiento de su desempeño y adaptación a las necesidades de la realidad social;
Que, por su parte, el Decreto N° 0173/15 aprueba la estructura orgánica funcional del Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado, estableciendo las misiones y funciones de los distintos órganos de esa Cartera ministerial;
Que, asimismo, es misión de la Secretaría de Tecnologías para la Gestión la de asistir al Ministro de Gobierno y Reforma del Estado en la formulación de políticas informáticas y en la implementación del proceso de desarrollo e innovación tecnológica para la transformación y modernización del Estado, promoviendo la estandarizacion y el uso e integración de nuevas tecnologías como su compatibilidad e interoperabilidad;
Que dentro de las funciones de la Secretaría de Tecnologías para la Gestión, se encuentra la de entender en el diseño, implementación y seguimiento de la política informática de la Administración Pública Provincial y en la determinación de sus lineamientos estratégicos, como así también en el diseño, implementación y monitoreo de programas que propendan a la mejora de los servicios al ciudadano, y aquellos que fomenten la transparencia y accesibilidad con la gestión de Gobierno como los que tengan por objeto la modernización de la gestión, el mejoramiento continuo de calidad de sus servicios, y la incorporación de nuevas tecnologías y de comunicación;
Que, asimismo, es competencia de la Subsecretaría de Programas y Proyectos entender en el desarrollo y aplicación de tecnología, procedimientos y técnicas relativas a la gestión de proyectos en el sector público, colaborando con los distintos organismos en el diseño y ejecución de los mismos;
Que el fortalecimiento de las capacidades institucionales del Sector Público Provincial requiere la implementación de sistemas electrónicos de gestión documental, con el objetivo de acelerar los trámites, aumentar la transparencia, facilitar el acceso a la información, posibilitar la integración e interoperabilidad de los sistemas de información y dotar a los organismos de una herramienta moderna para elevar la calidad de la gestión;
Que resulta necesario llevar adelante en el ámbito del Sector Público Provincial la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración, de modo de dotarlos de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad;
Que en ese marco, es intención de este Gobierno Provincial encarar diferentes proyectos encaminados a la digitalización de procesos tales como el sistema de compras electrónicas y el sistema de gestión documental, que requieren ineludiblemente del desarrollo de una plataforma horizontal que permita la creación, registro y archivo de documentos electrónicos;
Que el empleo de dichos medios informáticos y telemáticos en la sustanciación de las actuaciones y los expedientes administrativos, permitirá mayor control y seguridad en la tramitación de los mismos y minimizará la utilización de documentos basados en soporte papel, sin menoscabo a la seguridad jurídica;
Que ante la necesidad de garantizar la transparencia y la celeridad de todos los actos de Gobierno, se incorporará un sistema informático que permitirá una transformación sustancial en las tareas administrativas habituales de los organismos del Estado, brindando así un servicio más ágil y eficiente.
Que la Provincia de Santa Fe busca impulsar con esto, la despapelización gradual del Estado, contribuyendo así a mejorar su gestión y facilitar el acceso de la comunidad a la informática pública.
Que el Decreto N° 4174/15 establece el nuevo “Reglamento para el Trámite de las Actuaciones Administrativas” en el ámbito de la Provincia de Santa Fe, y en sus Considerandos determina que esta política de reforma y modernización del Estado Provincial persigue mejorar los procedimientos de gestión internos, tendiendo al logro de los más altos estándares de transparencia y eficacia en la gestión pública provincial, a la simplificación de los trámites inherentes a ésta última y a la optimización de los tiempos de respuesta en la resolución de las gestiones administrativas, incorporando asimismo para ello tecnologías de la información y comunicación como herramientas estratégicas de acercamiento del Estado a las distintas zonas y regiones del territorio provincial;
Que también enuncia, que a raíz de la creciente utilización de los medios electrónicos en la actividad administrativa, como así también de sus relaciones con la ciudadanía, se impone la adecuación del marco normativo aplicable, resultando por tanto fundamental la incorporación del expediente electrónico, que pretende habilitar una etapa de tránsito del soporte tradicional a aquel estructurado en dicho formato para la realización de trámites sin necesidad de desplazarse a la oficina públicas, lo cual redundará en ahorro de tiempo, recursos públicos y de los propios interesados, comportando un modelo de regulación ágil, relacionado estrechamente con el progreso tecnológico;
Que asimismo, a partir de su Título XII regula lo referente al “Expediente Electrónico”, siendo menester dictar el presente como complementario de dicha norma;
Que mediante el Decreto Nacional N° 13/2015 se definió entre las funciones del Ministerio de Modernización de la Nación la de colaborar con las Provincias y Municipios mediante la implementación de proyectos que viabilicen los procesos de reforma y modernización del Estado;
Que en el ámbito antes mencionado, se suscribió el Decreto Nacional Nº 0434/2016 que aprobó el “Plan de Modernización del Estado” con el objeto de desarrollar vínculos de cooperación en las materias propias del mismo, y su par N° 0561/16 que implementó el “Sistema de Gestión Documental Electrónica” (GDE) para las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional;
Que en ese marco de modernización, la Provincia de Santa Fe el día 7 de Junio de 2016 suscribió un “Convenio Marco de Cooperación y Asistencia Técnica” con el Ministerio de Modernización de la Nación, con el objeto de implementar acciones tendientes a desarrollar en forma conjunta proyectos de modernización administrativa, tecnológica y de gestión de interés común para ambas partes y, en particular, la implementación de los sistemas informáticos de gestión documental y de compras electrónicas;
Que el sistema GDE integra el Plan Estratégico de Tecnología “TecnoFE” 2016-2018, el cual contiene 55 proyectos de desarrollo tecnológico para mejorar la gestión de la Administración Pública, así como para dar respuesta a las nuevas demandas de la ciudadanía en las áreas estratégicas de salud, educación y seguridad pública; gestión de recursos y sistemas de compras y contrataciones;
Que para remplazar el expediente en soporte papel por el expediente electrónico, se requiere de un sistema electrónico de gestión documental que contenga y administre todas las reglas para generar y almacenar digitalmente documentos oficiales electrónicos, incluyendo funciones tales como generación, comunicación, firma individual y firma conjunta entre funcionarios, guarda y conservación, búsquedas por contenido, niveles de acceso, asignación de fecha y hora, y otras funcionalidades que garanticen la disponibilidad de la documentación oficial;
Que, en consecuencia, corresponde mediante este decisorio aprobar la implementación de los sistemas informáticos mencionados, estableciendo como organismo competente para su instrumentación y puesta en funcionamiento a la Subsecretaría de Programas y Proyectos dependiente del Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado;
Que ha tomado debida intervención la Dirección General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado;
Que el presente se dicta en ejercicio de las atribuciones que el inciso 1° del Artículo 72 de la Constitución Provincial confiere a este Poder Ejecutivo;
POR ELLO:
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA
DECRETA:
ARTÍCULO 1°: Apruébase la implementación del sistema de “Gestión Documental Electrónica” (GDE), como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes administrativos del Sector Público Provincial, el cual actuará como plataforma del expediente electrónico regulado por el Decreto N° 4174/15. Los distintos módulos de Gestión Documental Electrónica descriptos en el Anexo I, forman parte del presente acto administrativo.
ARTICULO 2°: Desígnase, como órgano rector del sistema GDE, a la Subsecretaría de Programas y Proyectos del Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado, la cual podrá dictar las nomas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para su implementación y funcionamiento. Asimismo, tendrá la facultad de aprobar los cronogramas de ejecución de las actividades previstas por dicho plan.
ARTICULO 3°: La Subsecretaría de Programas y Proyectos del Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado, como organismo responsable de la implementación del sistema GDE deberá observar, en el desarrollo de las competencias que se le asignan, lo establecido en la Reglamentación aprobada por Decreto N° 4174/15, en cuanto resulte de aplicación, velando por el estricto cumplimiento de los principios generales del procedimiento administrativo.
ARTICULO 4°: La Subsecretaría de Programas y Proyectos como administradora del sistema GDE, tendrá las siguientes competencias:
a) Administrar en forma integral el Sistema,
b) Habilitar a los administradores locales,
c) Actualizar el nomenclador de actuaciones y de tratas,
d) Actualizar las tablas referenciales,
e) Asignar usuarios y permisos,
f) Auditar y controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos al sistema,
g) Capacitar y prestar asistencia técnica a los administradores locales del sistema.
ARTICULO 5°: Dispónese que las entidades y jurisdicciones comprendidas en la Ley 13.509 deberán utilizar el sistema “GDE” para la totalidad de las actuaciones administrativas conforme al cronograma que fije la Subsecretaría de Programas y Proyectos, la cual designará al efecto a los funcionarios que actuarán como “Administradores Locales”.
ARTICULO 6°: Serán competencias de los Administradores Locales, las que se describen a continuación:
a) Habilitar a los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa;
b) Actualizar las tablas de sectores internos de la repartición;
c) Capacitar y prestar asistencia a los usuarios internos de la repartición.
ARTICULO 7°: Regístrese, comuníquese, publíquese y archívese.
LIFSCHITZ
Dr. Pablo Gustavo Farías
ANEXO I
Descripción de GDE
El ecosistema “GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA” (GDE) comprenderá los siguientes módulos:
1. ESCRITORIO ÚNICO (EU): El módulo de Escritorio Único se incorpora al sistema de Gestión Documental Electrónica, facilitando la administración y seguimiento de las tareas pendientes de ejecución por parte del usuario en curso, y de su personal supervisado. Además, permite la administración de los datos personales del usuario y el acceso directo a los módulos de la plataforma GDE.
2. COMUNICACIONES OFICIALES (CC00): El módulo de Comunicaciones Oficiales posibilita el intercambio electrónico de las Notas, Memos y similares documentos, que se realizaren dentro del ámbito la Administración Pública. El mismo permite la creación, numeración, firma, comunicación y archivo de las comunicaciones de un modo más seguro, controlado, automático; con un soporte y registro digital, que elimina la necesidad de su registro y conservación en soporte papel.
3. GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES (GED0): El módulo de Generador Electrónico de Documentos Oficiales permite la generación electrónica de documentos dentro del Sistema, los cuales pueden luego incorporarse a un Expediente. Permite generar la diversidad de documentos y formularios controlados. Los documentos generados por este módulo serán firmados electrónicamente con certificado del servidor o digitalmente mediante token, siendo regulada su utilización de acuerdo a la normativa especial en la materia.
4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE): El módulo de Expediente Electrónico (EE) es el contenedor de documentos electrónicos generados previamente en GEDO y CCOO, con el fin de conformar el expediente que tramitará en la Administración Pública.
5. PLATAFORMA DE TRAMITACIÓN A DISTANCIA (TAD): Oficia como una mesa de entrada electrónica disponible al ciudadano, ofreciéndole al ciudadano la posibilidad de iniciar sus trámites y presentar la documentación correspondiente de manera remota.
6. REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO (RLM): Administrará en forma electrónica los diversos registros públicos que se deben registrar y controlar en el ámbito público. Genera un archivo electrónico con validez legal con información actualizada y en línea.
7. GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES (GUP): Gestionará información, documentación y antecedentes para la inscripción de los proveedores del gobierno de la provincia.
8. PORTA FIRMA (PF): Administrará la firma de los actos administrativos.
9. SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO (ARCH): Administrará el archivo de los Expedientes. Este módulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de la Secretaría Legal y Técnica.
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